Od 24 grudnia 2025 r. obowiązują nowe przepisy Kodeksu pracy dotyczące informowania o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Zmiana wynika z ustawy z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy, która dodała do Kodeksu pracy art. 18³ca i zmieniła zakres danych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Jest to pierwszy etap dostosowywania prawa polskiego do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie przejrzystości wynagrodzeń. Termin pełnej transpozycji dyrektywy upływa 7 czerwca 2026 r.
Zmiana nie polega wyłącznie na dodaniu widełek płacowych do ogłoszenia o pracę. W praktyce chodzi o przebudowę procesu rekrutacyjnego, usunięcie pytań o dotychczasowe wynagrodzenie, uporządkowanie zasad komunikowania warunków płacowych oraz przygotowanie pracodawcy do dalszych obowiązków wynikających z samej dyrektywy, choć nieuwzględnionych jeszcze w pełni w prawie krajowym.
Co już obowiązuje od 24 grudnia 2025 r.
Obowiązek informowania o wynagrodzeniu w rekrutacji
Obowiązujące przepisy wynikają przede wszystkim z art. 18³ca k.p. Kandydat ubiegający się o zatrudnienie na danym stanowisku musi otrzymać od pracodawcy informację o wynagrodzeniu – jego początkowej wysokości albo o jego przedziale – opartym na obiektywnych i neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci (art. 18³ca § 1 pkt 1 k.p.). Jeżeli pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy albo obowiązuje u niego regulamin wynagradzania, kandydat powinien otrzymać również informację o odpowiednich postanowieniach tych aktów (art. 18³ca § 1 pkt 2 k.p.).
Przepis nie wymaga jednak bezwzględnie, aby informacja o wynagrodzeniu znalazła się już w samym ogłoszeniu. Art. 18³ca § 2 k.p. przewiduje, że pracodawca może przekazać te informacje w jednym z trzech momentów: w ogłoszeniu o naborze, przed rozmową kwalifikacyjną albo przed nawiązaniem stosunku pracy. Ustawodawca pozostawił pracodawcy pewną elastyczność, ale jednocześnie przesądził, że kandydat musi otrzymać te informacje z odpowiednim wyprzedzeniem, w formie papierowej albo elektronicznej, tak aby negocjacje były świadome i przejrzyste.
W praktyce najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje podawanie wynagrodzenia już w ogłoszeniu. Nie dlatego, że jest to jedyny dopuszczalny wariant, lecz dlatego, że ogranicza ryzyko sporu o to, czy obowiązek informacyjny został wykonany odpowiednio wcześnie.
Neutralność ogłoszeń i nazw stanowisk
Art. 18³ca § 3 k.p. nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a sam proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący. To przepis krótki, ale praktycznie istotny – wymusza przegląd używanych nazw stanowisk, wzorów ogłoszeń i języka stosowanego przez rekruterów.
Ustawodawca nie narzucił jednego modelu językowego. Z przepisu nie wynika, że pracodawca musi posługiwać się wyłącznie formami rozdzielonymi typu „specjalista/specjalistka” ani że forma męska sama w sobie zawsze narusza prawo. Wymóg jest szerszy: komunikacja rekrutacyjna nie może sugerować, że stanowisko jest skierowane wyłącznie do jednej płci, a cały proces ma przebiegać w sposób niedyskryminujący. Oznacza to, że pracodawca powinien oceniać nie tylko sam tytuł ogłoszenia, ale również jego treść, kryteria selekcji i sposób prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych.
Zakaz żądania informacji o dotychczasowym wynagrodzeniu
Równolegle zmieniono zasady pozyskiwania danych od kandydata. Z art. 22¹ § 1 pkt 6 k.p. wynika obecnie, że pracodawca może żądać informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, ale z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.
Ta zmiana ma znaczenie systemowe. Jej celem jest przecięcie mechanizmu, w którym historycznie zaniżone wynagrodzenia były przenoszone z jednego miejsca pracy do kolejnego. W praktyce pracodawca powinien usunąć z formularzy i ankiet rekrutacyjnych pytania o wcześniejsze zarobki oraz przeszkolić osoby prowadzące rozmowy, aby nie pozyskiwały tych informacji pośrednio.
Co to oznacza dla pracodawcy — zmiany do wdrożenia teraz
Na obecnym etapie pracodawca powinien wdrożyć kilka podstawowych zmian.
Proces informowania o wynagrodzeniu. Trzeba uporządkować sposób przekazywania kandydatom informacji o wynagrodzeniu zgodnie z art. 18³ca § 2 k.p. Jeżeli pracodawca decyduje się podawać wynagrodzenie w ogłoszeniu, powinien wskazać konkretną kwotę początkowego wynagrodzenia albo przedział (widełki). Jeżeli przekazuje informację na późniejszym etapie (przed rozmową kwalifikacyjną lub przed nawiązaniem stosunku pracy), powinien udokumentować moment i formę przekazania.
Ogłoszenia i formularze rekrutacyjne. Należy zaktualizować wzory ogłoszeń, formularzy aplikacyjnych i skryptów rozmów kwalifikacyjnych. Z formularzy trzeba usunąć pytania o dotychczasowe wynagrodzenie — zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie.
Regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy. Jeżeli takie akty obowiązują u pracodawcy, warto przygotować sposób udostępniania kandydatom odpowiednich postanowień — np. w formie wyciągu dotyczącego danego stanowiska.
Nazwy stanowisk i język ogłoszeń. Trzeba przejrzeć nazwy stanowisk i treść ogłoszeń pod kątem neutralności płciowej. Nie ma jednego narzuconego wzorca — pracodawca powinien ocenić, czy używany język nie sugeruje, że stanowisko jest skierowane wyłącznie do jednej płci.
Brutto czy netto. Kodeks pracy nie rozstrzyga tego wprost. Biorąc jednak pod uwagę, że art. 18³ca odsyła do wynagrodzenia w rozumieniu art. 18³c § 2 k.p., a dyrektywa 2023/970 operuje pojęciem wynagrodzenia brutto (art. 3 ust. 1 lit. b dyrektywy), najbezpieczniej jest posługiwać się kwotami brutto.
Co jeszcze wynika z dyrektywy 2023/970
Polskie przepisy wdrażają obecnie tylko część dyrektywy — tę dotyczącą przejrzystości wynagrodzeń przed zatrudnieniem (art. 5 dyrektywy). Sama dyrektywa przewiduje jednak znacznie szerszy katalog obowiązków, których pełna transpozycja powinna nastąpić do 7 czerwca 2026 r.
Dostęp do kryteriów wynagrodzeń i progresji. Art. 6 dyrektywy wymaga, aby pracodawcy zapewnili pracownikom łatwy dostęp do kryteriów stosowanych do określania wynagrodzenia, poziomów wynagrodzenia i progresji wynagrodzenia. Kryteria te muszą być obiektywne i neutralne pod względem płci. Państwa członkowskie mogą zwolnić pracodawców zatrudniających poniżej 50 pracowników z obowiązku dotyczącego progresji.
Prawo pracownika do informacji o średnim wynagrodzeniu. Art. 7 dyrektywy przyznaje pracownikom prawo do występowania o informacje dotyczące ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Pracodawca ma obowiązek udzielić odpowiedzi w ciągu dwóch miesięcy.
Raportowanie luki płacowej. Art. 9 dyrektywy nakłada na pracodawców obowiązek regularnego raportowania luki płacowej ze względu na płeć, w zależności od wielkości pracodawcy: pracodawcy zatrudniający 250 i więcej pracowników — raportowanie coroczne, po raz pierwszy do 7 czerwca 2027 r.; pracodawcy zatrudniający 150–249 pracowników — raportowanie co trzy lata, po raz pierwszy do 7 czerwca 2027 r.; pracodawcy zatrudniający 100–149 pracowników — raportowanie co trzy lata, po raz pierwszy do 7 czerwca 2031 r. Raport ma obejmować m.in. lukę płacową, medianę luki, odsetek pracowników otrzymujących składniki zmienne wynagrodzenia w podziale na płeć oraz lukę w podziale na kategorie pracowników.
Wspólna ocena wynagrodzeń. Art. 10 dyrektywy wymaga przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń (we współpracy z przedstawicielami pracowników), jeżeli raportowanie wykaże lukę płacową co najmniej 5% w danej kategorii pracowników, a pracodawca nie uzasadni jej obiektywnymi kryteriami lub nie zaradzi jej w ciągu sześciu miesięcy.
Są to wymogi wynikające z dyrektywy, a nie jeszcze w pełni wdrożone obowiązki prawa polskiego. Ich kształt w prawie krajowym będzie zależał od sposobu transpozycji.
Ciężar dowodu i sankcje
Już dziś w polskim prawie obowiązuje ochrona związana z naruszeniem zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Osoba, wobec której pracodawca naruszył tę zasadę, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę (art. 18³d k.p.). Z art. 18³b § 1 k.p. wynika, że to pracodawca musi wykazać, iż kierował się obiektywnymi powodami.
Dyrektywa 2023/970 idzie dalej. Przewiduje, że w razie niewywiązania się pracodawcy z obowiązków w zakresie przejrzystości wynagrodzeń ciężar dowodu powinien zostać przeniesiony na pracodawcę niezależnie od tego, czy pracownik wykazał dyskryminację prima facie (art. 18 dyrektywy). Państwa członkowskie mają ponadto wprowadzić skuteczne, proporcjonalne i odstraszające kary, w tym grzywny, których wysokość może być uzależniona od rocznego obrotu pracodawcy (art. 23 dyrektywy). To również wymaga pełnej transpozycji do prawa krajowego.
Rekomendacje
Na dziś pracodawca powinien przede wszystkim uporządkować proces rekrutacyjny: wdrożyć zasady przekazywania informacji o wynagrodzeniu zgodnie z art. 18³ca § 2 k.p., usunąć pytania o wcześniejsze zarobki z formularzy i rozmów rekrutacyjnych oraz przejrzeć nazwy stanowisk i treść ogłoszeń pod kątem neutralności płciowej.
Pracodawcy średni i duzi powinni dodatkowo przygotować się organizacyjnie do dalszego etapu wdrażania dyrektywy. Oznacza to w szczególności: uporządkowanie struktury wynagrodzeń, przygotowanie kryteriów różnicowania płac i zgromadzenie danych potrzebnych do raportowania luki płacowej. Ci, którzy zaczną porządkować swoje struktury wynagrodzeń wcześniej, będą w lepszej pozycji, gdy pełny model przejrzystości zostanie wdrożony do prawa polskiego.
Podsumowanie
Jawność wynagrodzeń nie sprowadza się do technicznego dodania widełek płacowych do ogłoszenia. Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca ma już konkretne obowiązki wobec kandydatów: musi przekazać informację o wynagrodzeniu na jednym z etapów rekrutacji, nie może opierać procesu rekrutacyjnego na pytaniach o wcześniejsze zarobki i powinien zadbać o neutralność płciową ogłoszeń oraz nazw stanowisk. To jednak dopiero pierwszy etap. Dyrektywa 2023/970 przewiduje dalej idącą przejrzystość wynagrodzeń, obowiązek raportowania luki płacowej i dodatkowe mechanizmy egzekwowania zasady równego wynagrodzenia. Termin pełnej transpozycji dyrektywy upływa 7 czerwca 2026 r.
