Niezapłacona faktura to jeden z najczęstszych problemów, z jakimi mierzą się polscy przedsiębiorcy. Skuteczna windykacja wymaga znajomości procedur, konsekwencji w działaniu i właściwego doboru narzędzi prawnych do konkretnej sytuacji.
W niniejszym artykule omawiamy cały proces odzyskiwania należności: od pierwszego wezwania do zapłaty, przez postępowanie sądowe, aż po egzekucję komorniczą. Wskazujemy też, jakie narzędzia prawne przysługują wierzycielowi i jak z nich korzystać, aby maksymalnie skrócić czas odzyskania pieniędzy.
Etap I — windykacja przedsądowa
Zanim sprawa trafi do sądu, wierzyciel powinien podjąć działania zmierzające do polubownego rozwiązania sporu.
Wezwanie do zapłaty
Wezwanie do zapłaty to podstawowe narzędzie windykacji przedsądowej. Zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego (ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r., t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.), jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania.
Wezwanie do zapłaty ma też istotne znaczenie procesowe. Art. 187 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego (ustawa z dnia 17 listopada 1964 r., t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1568 ze zm.) wymaga, aby w pozwie wskazać, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a jeżeli takich prób nie podjęto — wyjaśnić przyczyny. Wysłanie wezwania do zapłaty przed wniesieniem pozwu pozwala wykazać, że wierzyciel podjął próbę polubownego zakończenia sporu.
Prawidłowe wezwanie do zapłaty powinno zawierać: wskazanie wierzyciela i dłużnika, podstawę roszczenia (numer faktury, umowy), kwotę należności głównej, kwotę naliczonych odsetek, wyznaczony termin zapłaty (standardowo 7 lub 14 dni) oraz informację o zamiarze skierowania sprawy na drogę sądową w razie braku zapłaty.
Wezwanie warto wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Dowód nadania i odbioru stanowią istotny element materiału dowodowego na dalszym etapie postępowania.
Odsetki przysługujące wierzycielowi
Tu warto zwrócić uwagę na różnice w stawkach odsetkowych, które mają istotne znaczenie finansowe.
Odsetki ustawowe za opóźnienie przysługują na podstawie art. 481 § 2 Kodeksu cywilnego w relacjach, które nie stanowią transakcji handlowych. Ich wysokość odpowiada sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 5,5 punktów procentowych.
Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych przysługują na podstawie ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 711 ze zm.). Transakcja handlowa to umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, zawierana między podmiotami wymienionymi w art. 2 tej ustawy (przede wszystkim przedsiębiorcy). W przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym, odsetki wynoszą sumę stopy referencyjnej NBP i 10 punktów procentowych (art. 4 pkt 3 lit. b w zw. z art. 7 ust. 1 tej ustawy). Od 1 stycznia 2026 r. stawka ta wynosi 14% w stosunku rocznym (stopa referencyjna na dzień 1 stycznia 2026 r. wynosiła 4%).
Od 5 marca 2026 r. stopa referencyjna NBP wynosi 3,75% (obniżka o 0,25 pkt proc. na posiedzeniu RPP z 3–4 marca 2026 r.). Zmiana ta wpłynie na wysokość odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych dopiero od 1 lipca 2026 r., ponieważ zgodnie z art. 11b i 11c ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom, do ustalenia wysokości odsetek w I półroczu stosuje się stopę referencyjną obowiązującą w dniu 1 stycznia danego roku.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności
Wierzycielowi, którego kontrahent opóźnia się z zapłatą w transakcji handlowej, przysługuje — bez wezwania — zryczałtowana kwota stanowiąca rekompensatę za koszty odzyskiwania należności (art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych): 40 euro przy świadczeniu do 5 000 zł, 70 euro przy świadczeniu od 5 000 zł do 50 000 zł, 100 euro przy świadczeniu powyżej 50 000 zł. Równowartość w złotych przelicza się według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne.
Co do zasady rekompensata przysługuje od każdej odrębnej przeterminowanej należności wynikającej z transakcji handlowej, co przy wielu drobnych należnościach może stanowić istotną kwotę.
Etap II — postępowanie sądowe
Jeżeli windykacja przedsądowa nie przyniesie rezultatu, kolejnym krokiem jest skierowanie sprawy do sądu.
Postępowanie upominawcze
Postępowanie upominawcze jest podstawowym trybem dochodzenia roszczeń pieniężnych. Zgodnie z art. 480¹ § 1 k.p.c. sąd wydaje nakaz zapłaty, jeżeli powód dochodzi roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych. Nakaz jest wydawany na posiedzeniu niejawnym, o ile nie zachodzą przesłanki negatywne określone w art. 499 k.p.c. Sąd nie wyda nakazu zapłaty, jeżeli według treści pozwu roszczenie jest oczywiście bezzasadne, twierdzenia co do faktów budzą wątpliwość albo zaspokojenie roszczenia zależy od świadczenia wzajemnego.
Po doręczeniu nakazu pozwany ma dwa tygodnie na wniesienie sprzeciwu — w typowym przypadku doręczenia krajowego (art. 480² § 2 k.p.c. przewiduje dłuższe terminy w przypadku doręczenia poza granicami kraju). Jeżeli pozwany sprzeciwu nie wniesie, nakaz uprawomocnia się i stanowi tytuł egzekucyjny.
Zalety: niższe wymagania dowodowe niż w postępowaniu nakazowym, nie trzeba dysponować szczególnymi dokumentami. Wada: nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym nie stanowi tytułu zabezpieczenia — w odróżnieniu od nakazu wydanego w postępowaniu nakazowym.
Postępowanie nakazowe
Postępowanie nakazowe (art. 484¹–497 k.p.c.) wymaga wniosku powoda zgłoszonego w pozwie oraz udowodnienia roszczenia dokumentami wskazanymi w art. 485 k.p.c., a więc między innymi: dokumentem urzędowym, zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem, wezwaniem do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu, zaakceptowanym żądaniem zapłaty zwróconym przez bank bez realizacji, lub wekslem.
Z perspektywy windykacji B2B szczególne znaczenie ma art. 485 § 2¹ k.p.c., który wprost przewiduje możliwość wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym na podstawie umowy, dowodu spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego oraz dowodu doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku — w sprawach o należność pieniężną, odsetki w transakcjach handlowych lub rekompensatę z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom. Dla przedsiębiorcy dochodzącego zapłaty za wykonaną usługę lub dostarczony towar jest to przepis o kluczowym znaczeniu, ponieważ pozwala uzyskać nakaz zapłaty na podstawie standardowej dokumentacji handlowej (umowa, protokół odbioru, faktura z potwierdzeniem doręczenia).
Kluczowa przewaga: nakaz zapłaty wydany w postępowaniu nakazowym stanowi z mocy prawa tytuł zabezpieczenia, wykonalny bez nadawania klauzuli wykonalności (art. 492 § 1 k.p.c.). Wierzyciel może natychmiast złożyć wniosek o zabezpieczenie roszczenia, np. poprzez zajęcie rachunku bankowego dłużnika, jeszcze zanim nakaz się uprawomocni.
Elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU)
EPU (art. 505²⁸–505³⁹ k.p.c.) toczy się przed Sądem Rejonowym Lublin-Zachód w Lublinie i pozwala na złożenie pozwu przez system teleinformatyczny e-Sądu. Opłata sądowa wynosi jedną czwartą opłaty stosunkowej (art. 19 ust. 2 pkt 2 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych), co czyni ten tryb najtańszym sposobem uzyskania nakazu zapłaty. EPU sprawdza się przede wszystkim w sprawach niespornych i prostych dowodowo — tam, gdzie wierzyciel dysponuje klarowną dokumentacją i nie spodziewa się sprzeciwu. Trzeba bowiem liczyć się z tym, że po skutecznym sprzeciwie sprawa trafia do sądu właściwości ogólnej i toczy się od początku.
Nowelizacja KPC z 5 sierpnia 2025 r. — co się zmienia
Istotne zmiany proceduralne wprowadza ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy — Kodeks postępowania cywilnego, ustawy — Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1172). Zmiany wchodzą w życie etapami: od 10 września 2025 r., od 1 marca 2026 r., od 1 czerwca 2026 r. i od 1 marca 2027 r.
Z perspektywy windykacji najistotniejsze zmiany to:
Uchylenie art. 130¹ᵃ k.p.c. (od 1 marca 2026 r.). Przepis ten pozwalał sądowi na zwrot pisma procesowego z brakami formalnymi bez wzywania do ich uzupełnienia, co w praktyce prowadziło do przewlekania postępowań. Jego usunięcie powinno usprawnić przebieg spraw.
Obowiązkowe skierowanie do mediacji w sprawach budowlanych. Nowelizacja wprowadza obowiązek skierowania stron do mediacji po wniesieniu sprzeciwu od nakazu zapłaty lub zarzutów w postępowaniu nakazowym, ale dotyczy to wyłącznie spraw z art. 458² § 1 pkt 5 k.p.c., tj. spraw z umów o roboty budowlane i ściśle związanych z procesem budowlanym. W pozostałych sprawach windykacyjnych ten obowiązek nie ma zastosowania. Strona może odmówić udziału w mediacji, ale brak uzasadnionej przyczyny odmowy może skutkować obciążeniem kosztami procesu na zasadzie znowelizowanego art. 103 § 3 k.p.c.
Wnoszenie pism przez portal informacyjny. Od 1 marca 2026 r. art. 125¹ § 1 k.p.c. przewiduje możliwość wnoszenia pism procesowych przez portal informacyjny sądów powszechnych, ale tylko wtedy, gdy przepis szczególny tak stanowi i nie jest możliwe wniesienie pisma przez system teleinformatyczny. Od 1 marca 2027 r. obowiązek wnoszenia pism przez portal obejmie profesjonalnych pełnomocników, ale tylko w odniesieniu do wyliczonych kategorii pism (m.in. apelacja, zażalenie, niektóre wnioski i pisma w postępowaniach odwoławczych), a nie do wszystkich pism procesowych.
Etap III — postępowanie egzekucyjne
Aby wszcząć egzekucję, wierzyciel potrzebuje tytułu wykonawczego. Zgodnie z art. 776 k.p.c. tytułem wykonawczym jest co do zasady tytuł egzekucyjny (np. prawomocny nakaz zapłaty, prawomocny wyrok) zaopatrzony w klauzulę wykonalności, chyba że ustawa stanowi inaczej. Wniosek o wszczęcie egzekucji składa się do komornika sądowego. Wierzyciel ma prawo wyboru komornika, ale wyłącznie w granicach właściwości sądu apelacyjnego, na którego obszarze znajduje się siedziba kancelarii komornika właściwego według przepisów ogólnych, i z wyłączeniem m.in. egzekucji z nieruchomości (art. 10 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych).
Sposoby egzekucji
Wierzyciel może wskazać we wniosku egzekucyjnym konkretne sposoby egzekucji, w szczególności: egzekucję z rachunków bankowych (często najszybsza), egzekucję z wierzytelności przysługujących dłużnikowi od osób trzecich, egzekucję z ruchomości i egzekucję z nieruchomości (najdłuższa, ale celowa przy większych wierzytelnościach). Wierzyciel może również złożyć wniosek o wyjawienie majątku dłużnika (art. 913 k.p.c.), jeżeli nie dysponuje informacjami o składnikach jego majątku.
Koszty egzekucji
Opłaty egzekucyjne ponosi co do zasady dłużnik. Opłata stosunkowa wynosi 10% wartości wyegzekwowanego świadczenia, nie mniej niż 150 zł i nie więcej niż 50 000 zł (art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2018 r. o kosztach komorniczych, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 377 ze zm.). Jeżeli dłużnik spełni świadczenie w terminie miesiąca od dnia doręczenia mu zawiadomienia o wszczęciu egzekucji, opłata ulega obniżeniu do 3% wartości świadczenia (art. 27 ust. 2 tej ustawy).
Co robić, gdy egzekucja okaże się bezskuteczna?
Bezskuteczność egzekucji nie oznacza, że wierzyciel traci swoje roszczenie. Otwarty pozostaje szereg dalszych możliwości: skarga pauliańska (art. 527 k.c.), jeżeli dłużnik wyzbywał się majątku z pokrzywdzeniem wierzycieli; odpowiedzialność członków zarządu spółki z o.o. na podstawie art. 299 Kodeksu spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 18 ze zm.), gdy egzekucja wobec spółki okazała się bezskuteczna; ponowne wszczęcie egzekucji, gdy sytuacja majątkowa dłużnika ulegnie zmianie.
Podsumowanie — dlaczego czas reakcji ma znaczenie
Skuteczność windykacji zależy przede wszystkim od szybkości działania. Im dłużej wierzyciel zwleka z podjęciem kroków prawnych, tym większe ryzyko, że dłużnik wyzbyje się majątku, ogłosi upadłość lub po prostu „zniknie z rynku”. Profesjonalna obsługa prawna pozwala na natychmiastową reakcję na pierwsze sygnały problemów płatniczych kontrahenta.
Przedsiębiorcy, którzy korzystają ze stałej obsługi prawnej, mają tę przewagę, że ich adwokat zna ich sytuację, kontrahentów i umowy na bieżąco. Nie musi zapoznawać się ze sprawą od zera, gdy pojawia się problem. To przekłada się bezpośrednio na szybkość i skuteczność windykacji.